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文檔管理系統(單機版) |
| 檔案管理系統單機版 |
系統原理及作用
文檔管理系統的基本工作原理是利用掃描儀將檔案資料以圖像方式掃描錄入計算機，通過高倍率圖像不失真的壓縮進行保存。查閱時通過數據庫進行檢索，查找到的檔案資料直接以圖像方式在計算機屏幕上顯示，實現了檔案的原文存儲與管理。檔案資料通過計算機在網絡上的各工作站即可瀏覽查閱，并可通過激光打印機輸出其復制件。系統用于辦公及檔案管理自動化，實現從文件登記錄入，立卷歸檔到檔案管理整個處理過程的自動化。
系統基本工作流程
◇ 建立標引數據庫
對收發文系統處理過程的第一步是對收發文進行全過程登錄和主題詞自動標引，即將收發文的主要信息（如文件正題名，責任者，文件編號，時間，密級等）錄入計算機，并將對應的文件通過掃描儀進行數字化。對檔案原文則按照國家標準《檔案著錄規則》將文件的標引信息錄入到數據庫中。
◇ 建立全文數據庫
對文件收發可以一邊登錄一邊掃描原文，也可登錄完后再集中掃描。對檔案原文一般是先進行標引，然后再集中掃描。通過數據庫建立標引信息和掃描原文對應的關聯關系。
◇ 查詢借閱
檔案存入計算機后，網絡上各工作站臺可以通過數據庫查到自己所需要的文件資料，文件資料以圖像方式顯示在屏幕上，可前后翻頁，放大縮小可自由移動。如果需要，可以從打印機得到文件的復制件。
◇ 自動立卷.編目
系統有完善的自動立卷歸檔功能，可將日常錄入的收發文庫自動按照文件的類別，保管期限和收發日期組成卷，形成卷內目錄和案卷目錄數據庫。組成的卷可以很方便地高速最后打出標準的卷內文件目錄和案卷目錄。
系統配置及運行環境
◇ 基本配置
系統基本配置由微機（486以上機型），掃描儀（A4幅面）激光打印機（A4幅面）及系統軟件構成。
◇ 運行環境
操作系統：中文Windows3.x & Windows95及以上
系統主要特點
▲ 系統用C++語言編寫，響應速度快，采用鼠標操作，全中文用戶界面，
操作簡單方便。
▲ 性能比高。輸出一頁壓縮的A4幅面的圖像只需秒鐘,從幾萬頁資料中檢索出一份文件所需時間不超過去0.5秒,從而根本上提高了辦公系統的自動化管理功能。
▲ 有完善的用戶管理功能。對用戶進行密碼管理，設定權限，控制其閱讀的內容。
▲ 多種檢索方式。系統有目錄檢索和模糊檢索，可以從多角度查詢所需的資料，并可以及時對數據庫進行全文字段漫游檢索。
▲ 主題詞維護。用戶可任意添加和修改主題詞庫，對錄入的任何字段用戶都可隨意添加代碼庫，以方便錄入。
系統技術特色
◇ 靈活的數據字段結構
數據庫的字段全部由用戶自由定義，系統允許用戶任意創建，修改字段和結構樹，用戶可根據需要隨時調整或設計新的表格，使系統具有較好的通用性，靈活性和開放性，便于用戶對系統進行修改，擴充和維護。
◇ 獨創的文檔，科檔統一瀏覽器
系統使用一個統一的瀏覽軟件對四種載體形式的檔案進行瀏覽可同時閱讀掃描圖像文件，照片，工程圖紙及直接瀏覽Intenet上的HTML語言，并支持遠程網。
◇ 新穎的OCR功能
系統內含OCR（漢字識別）功能，可隨時對局部實現OCR功能，識別率93%以上。識別后的漢字可作為文本任意進行修改，打印輸出。
◇ 專用的掃描驅動軟件
根據檔案管理系統的特點，用Visual C++語言專門編制了一套低層的快速掃描驅動軟件，程序會自動為每份文件生成掃描圖像文件名，方便實用。還原軟件由匯編語言編制，速度在國內一直居領先水平。
◇ 最新的高效壓縮算法。
對照片采用最新的小波變換壓縮算法，壓縮比可達1:100,肉眼看不出失真。可單獨或同時顯示黑白照片，彩色照片，紅頭文件，也可嵌套顯示或超文本顯示（即在某一位置用鼠標點一下，就把相關的內容顯示出來）。
軟件主要功能模塊介紹
▲ 快速掃描
使用專門的快速掃描軟件，工作人員只需將文件按順序放入掃描儀，然后按動任意鍵，程序自動為每份文件生成掃描圖像文件名，可隨時觀看掃描效果。對模糊，霉變，字跡不清的文件資料，系統有自動修復的功能。圖像壓縮/還原軟件是系統的關鍵技術，對檔案掃描原文實現無失真壓縮，平均壓縮比為1:20。圖像壓縮在掃描儀歸位時進行，并且掃描圖象分辨率采用300dpi,以確保原文質量。
▲ 建庫管理
幫助用戶建立一個數據庫，記錄每份檔案的摘要信息（如：正題名，責任者，時間等），通過數據庫同掃描的檔案原文連接，查詢時通過檢索數據庫，可以迅速找到所需的檔案原文。數據庫的錄入和掃描可同時進行，也可分別進行。數據庫的字段全部由用戶自由定義，程序提供刪除，插入，追加自由定位，代碼幫助數據攜帶，數據移動等功能，以方便錄入。也可在多臺計算機同時進行錄入，然后用并庫功能將數據合并。
▲ 收發文登記
將收發文的文件編號，正題名，責任者，收發日期等內容錄入數據庫，將文件原文通過掃描儀保存到計算機，可隨時通過“報表打印”功能模塊打印出收發文登記薄。
▲ 目錄檢索
將文件目錄分成多級目錄，形成樹形分枝，也就是在每一級目錄下又分成其它類別。用戶根據分類直接按上當級查找原文。
▲ 模糊查詢
用戶可以根據一些模糊信息，例如正題名所含的某個詞匯，年代，主題詞等迅速查到所需的內容，并從計算機中調出對應的檔案原文，這些文件以圖像方式顯示在屏幕上，可以任意翻頁，放大縮小或自由移動。如果需要，可從打印機上輸出復制。
▲ 自動組卷
對錄入的收發文庫自動按照文件類別，保管期限和收發日期組成卷，形成卷內目錄和案卷目錄數據庫。系統首先按保管期和分類代碼對文件進行初步分類，在此分類的基礎上再把相關主題的文件分在一起，并按日期的先后組成一個卷，賦于一個卷名。組成的卷還可以很方便地調整。
▲ 靈活報表打印
使用靈活報表打印功能，系統可以打印用戶所需的收發文登記簿，卷內目錄和案卷目錄等，用戶可隨時根據需要調整或設計任意新的表格，系統具有較好的靈活性和開放性，可以使用戶隨時調整擴充系統。
▲ 圖像的顯示及打印
圖象屏幕操作為640×480標準256色方式，建議圖像顯示時最好采用800×600高分辨16bit(或24bit真彩)色顯示方式，以此來支持彩色圖像的顯示。打印一頁壓縮的圖像所需時間不超過7秒。并視打印機本身的打印速度而有所不同。
▲權限管理
權限管理可由用戶自行定義密級權限。每個用戶可根據個人口令作為進入本系統的依據，檢索或管理系統內的數據。
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