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綜合檔案管理系統適用于檔案館，機關、各大小企事業單位，根據自身實際需要，同時又滿足國家、行業以及檔案專業的分類標準。對館藏的檔案從形成、整理、存儲、檢索、移交、保管、利用、鑒定、銷毀、統計等方面進行全面管理，實現了檔案信息管理工作的自動化，更進一步提高了工作效率，使得科學的檔案管理工作真正從源頭做起。

綜合檔案管理系統的功能特點：

安全機制是整個綜合檔案管理系統中非常重要的一環。對于檔案系統而言，其安全性是分級別、分層次的。既有硬件部分，又有軟件部分。關于硬件部分在本方案中不做討論，這里只討論軟件部分的安全性。

本系統有兩個非常有保障的安全體系，一是關系性數據庫本身的安全保障體系，另一個是數字化存儲技術的安全保障體系。

SQL2000關系數據庫有用戶帳號、密碼驗證機制，可以確保數據庫訪問的安全。此外PDG數字化技術本身就是一種安全性極強的存儲技術 ，最高的保密級別可以達到綁定服務器IP地址的方式，確保本單位訪問電子檔案的安全性。對于授權用戶，可以瀏覽、下載甚至打印；而非授權用戶，即使通過非法手段拷貝或者下載，也會因為沒有授權而無法查看此掃描檔案文件的具體內容。

靈活性表現在系統的接入方式和系統的處理模式。

可以通過任何形式的接入方式，這對檔案利用的底層用戶提供了靈活的辦公方式。一方面解決了檔案收集整理的不及時，還有助于檔案收集的完整性。

檔案業務處理功能與檔案原件的數字化功能是相互獨立又緊密集成的。這兩個功能，用戶在實際使用中可以同時進行也可以分批進行。即可以完成檔案目錄的著錄與整理后才進行檔案原件的掃描處理，也可以在著錄檔案目錄的同時進行檔案原件的掃描處理工作。 

系統采用的架構、技術措施、開發手段都應建立在已經相當成熟的應用基礎上的，在技術服務和維護響應上同用戶積極配合，確保系統的可靠。

 系統的用戶在實際中可能存在多個用戶的并發操作，即同一時間點訪問數據庫的用戶最多可能超過80個（估計值），在高峰值期間并發訪問存取相同數據的機率會大大提高。本系統采用了SQL Server2000作為后臺的數據庫，集中數據存儲，分散管理。在數據訪問和存取過程中嚴格使用事務處理，對并發處理得到很好的控制，在很大程度上可以確保系統的穩定與可靠。

系統在硬件環境和軟件系統環境上嚴格遵守國際標準，采用極高的性能價格比。

系統將采用和廠商無關的協議規范，符合國際標準，同時所選的產品具有很強的與其他主流產品互連的能力。這是硬件環境的通用。在軟件系統選型上，操作系統和數據庫服務器都是當今主流產品，更具有廣泛的通用性。在軟件產品的開發環節上，借鑒諸多檔案系統的成功案例，集優勢于一體，行業通用特點于一身。

系統在設計中將要力求操作簡單、快捷，操作緊密結合工作中的具體業務，所見即所得。

能夠把檔案管理的工作真正交給計算機，實現管理的智能化。系統能滿足檔案館的實際需要，提供有效而安全地傳遞和共享各種信息的計算機平臺，并能方便用戶使用。高效適應新形式下的工作節奏, 方便，不受時間、地點的限制。

為了保證系統能適應將來的需求變化（包括本單位檔案整個的需求變化和具體每個進館單位的需求調整），我們在系統設計，尤其是核心模塊設計時，都是盡量采用面向對象的方法進行設計和編碼的（即OOA、OOD、OOP）。采用這種方法能保障系統的移植、維護和變更能更加有效的實現。

 系統采用結構化的前后平臺產品，便于根據用戶的要求以及信息技術的發展對應用系統進行擴展、維護。

 系統能滿足檔案館業務的變化對應用系統的要求，具有較強的適應能力，對于檔案種類的管理采用模板化方式進行創建，并且統一來管理，這些都能根據檔案館的需求來方便的增加和應用。

功能模塊組成如下：